Утвержден порядок признания документов Архивного фонда РФ находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии

Приказом Росархива от 25.06.2020 №75 утвержден Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

Согласно указанному Порядку находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии признается архивный документ:

• с высокой степенью разрушения или недостаточной прочностью носителя документированной информации, предоставление которого пользователю архивными документами (далее - пользователь) до проведения реставрационно-консервационных работ угрожает физической целостности архивного документа;
• зрительное и/или слуховое восприятие пользователем содержащейся в нем информации без проведения реставрационно-консервационных работ затруднено или невозможно вследствие ее угасания, утраты, нестабильности и/или повреждения.

Порядок регламентирует организацию работы государственных и муниципальных архивов по отнесению документов Архивного фонда РФ к числу находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Мероприятия (процедуры) по отнесению архивного документа к числу находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии осуществляются в отношении архивных документов, затребованных пользователем.

Основанием для осуществления мероприятий (процедур) по отнесению архивного документа к числу находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии является докладная записка руководителя подразделения архива, ответственного за хранение архивных документов и выдачу их из архивохранилищ, на имя руководителя архива или уполномоченного им лица (далее - руководство архива).

Докладная записка составляется на основании просмотра (прослушивания) архивного документа при подготовке его к выдаче из архивохранилища по заказу (требованию) пользователя.

В дальнейшем докладная записка вместе с архивным документом передается на рассмотрение постоянно действующей комиссии архива.

Пользователь, заказавший архивный документ, уведомляется о необходимости рассмотрения этого вопроса комиссией. Уведомление пользователя производится устно или по его требованию - письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Срок подготовки заключения и передачи его руководству архива не превышает 20 рабочих дней со дня оформления пользователем заказа (требования) на выдачу архивного документа.

В заключении указываются: название архива; дата составления и номер заключения; вводная часть, в которой излагается основание проведения заседания комиссии со ссылкой на заголовок и архивный шифр архивного документа, возможность либо невозможность выдачи которого пользователю является предметом заседания комиссии; основная часть, содержащая доводы комиссии, послужившие основанием для дачи заключения; заключительная часть, содержащая вывод о возможности либо невозможности выдачи архивного документа.

Заключение подписывается членами комиссии и утверждается руководством архива.

Уведомление пользователя производится в течение пяти рабочих дней со дня утверждения руководством архива заключения комиссии устно или по его требованию - письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей.

Архивный документ, признанный находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, в течение двух рабочих дней с даты принятия руководством архива соответствующего решения: ставится на соответствующий учет для проведения физико-химической и технической обработки; включается в перечень архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, с указанием планируемых сроков проведения реставрационно-консервационных работ, размещаемый в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Пользователь, не получивший затребованный им архивный документ, вправе: ознакомиться с соответствующим заключением комиссии, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»; получить информацию в устной или, по его требованию, в письменной форме о планируемых сроках и условиях устранения повреждений и/или дефектов архивного документа; получить копию фонда пользования архивного документа или его части, если в заключении признана возможность ее изготовления до проведения реставрационно-консервационных работ; обжаловать в соответствии с законодательством Российской Федерации временное ограничение на доступ к архивному документу, признанному находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Документ вступает в силу 15.08.2020.